行政业务规划 | 行政要做到“兵马未动、粮草先行”，就要贴近业务战略
“孙子曰：凡用兵之法，驰车千驷（sì），革车千乘，带甲十万，千里馈粮。则内外之费，宾客之用，胶漆之材，车甲之奉，日费千金，然后十万之师举矣。“
在古代，打仗的胜算与资源保障息息相关，在现代企业经营中也同样如此。取得商业成功、占领市场份额和取得更多成果，都需要进行有效的资源规划和布局。然而，很多企业在这方面却常常忽略了重要性。
企业类似于古代兵戈，需要在兵未动之前就着手粮草先行，而这个"粮草部队"便是后勤保障部门，有些企业叫行政部门，有的叫总务或者说共享服务中心，这些部门就是企业的资源保障部队，他们还在面临着一个挑战……
当时这家企业各属地区域都在迅猛发展，其中一个厂区人员增加至一千多人，对行政而言，最大的挑战是这一千多名员工都需要住宿，尽管当地拥有完善的宿舍资源，也无法立刻满足如此庞大人口的供给。行政必须整合资源，包括与政府联系廉租房，亲自建造宿舍，联系商业公寓等等，但这都需要一定的时间。
最终只能为应急采取临时措施：将四人间改成八人间以及寻找社会酒店资源，但是，这样既费时费力，也使得主业务人员感知比原来低下，影响“作战”，更是增加了企业的成本。如果企业行政能够主动贴近业务战略，这就不会成为他们面临的大挑战。
一些行政人，甚至行政管理者会认为行政只要依照公司要求迅速行行动就能做好。但实际上，行政工作的完成不仅仅取决于响应速度与执行能力。
随着企业的规模日益扩张，集团化发展，行政后勤资源需求不断增多，行政部门应该以前瞻性的思维，与企业业务战略方向密切贴近，以便能够快速应对企业需求，实现"兵马未动，粮草先行"的目标。
传统的行政机制存在于一种被动的态势，领导提出要求，行政才有执行的动作；但是，当行政行业发展到一定程度会发现，如果缺乏前瞻性规划，是难以提升交付品质与效率的，这和能力的关系不大，更多的是管理逻辑的问题。
一般的管理模式是业务部门发布需求，行政负责执行。由于主业务部门管理者难以考量行政建立管理不动产所需的周期，常会出现紧急提出需求的情况，从而导致不动产成建设时间不足、服务质量下降、成本上升。
我们行政所说的“粮草先行”一定不是被动的先行，例如某个通讯行业龙头企业是这样做的：
行政扩张业务所需的不动产建立定下叫十八个月的前置期。先行的管理模式就是提前收集业务部门的两年或三年计划，匹配业务计划整合行政资源，等匹配到项目就能有提前准备，到交付时对人员的能力和经验也可以要求不那么高，也能达到较好的交付结果。
随着企业迅猛发展，遇到这样问题时，行政的主动出击就更加重要：
首先，资源需求量日益增多，周边资源有时难以完全满足企业的要求。如果业务发生变化，行政很难在短期内单一地满足新的资源需求。
其次，现有的组织管理模式不能满足企业的超速发展，组织开始过渡到以战略规划引领公司发展的新阶段，当业务跨越地域扩展时，行政后勤也需要保障在外人员，这种后勤保障需要的准备时间较长。
最后，企业服务到达一定阶段，开始建立服务标准规范，需要一定周期时间统一服务质量。这就可能面临磨合困难的问题，即便找到了合适的资源，面对这么大规模的组织，磨合的细节之多是难以想象的，这需要耗费一定时间。
行政部门需要与各业务部门紧密合作，深入了解他们的运作模式、业务目标和需求。通过与业务主管和团队沟通交流，了解业务部门的挑战和需求，从而更好地提供针对性的支持和解决方案。包括了解他们的工作流程、人员配备、预期扩张等方面的信息，以便行政部门能够有针对性地做好资源准备和规划。
行政部门应提前根据业务部门的需求，进行资源规划和布局。比如确定需要的办公空间大小、位置、设施设备要求，车辆数量和类型，员工住宿等方面的需求。通过提前规划，可以避免临时性的资源不足和满足突发需求的困难，提高业务部门的工作效率。
第三、基于资源规划制定预算，并做好准备好专业供应商的资源：
行政部门应根据资源规划制定预算，确保预算合理、充足。同时建立与专业供应商的合作关系，确保能够及时获取所需资源，比如租赁公司提供办公场所、车辆租赁公司提供交通工具等。与供应商建立长期合作伙伴关系，可以更好地优化资源采购成本，并确保供应商能够及时满足业务部门的需求。
行政部门作为专业服务的部门，只有做好提前布局和规划，才能在主业部门打仗时，保障其战斗力，从容应对挑战。当业务快速扩张时，我们就能及时响应业务需求，成为业务战略伙伴，并与业务大军并肩前行。行政部门要实现“兵马未动，粮草先行”的目标，为企业的成功保驾护航。
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